Koray Kırdinli

Yazılım ve İş Yaşamı Hakkında Paylaşımlar

İŞLETMELER YAZILIMA NEDEN İHTİYAÇ DUYAR

Merhaba arkadaşlar bu makalede artan rekabet koşullarında firmaların neden yazılıma ihtiyaç duyduklarına değineceğim.

Günümüzde firmalar arası rekabet inanılmaz boyutlara ulaştı. Firmalar daha az maliyete , daha kaliteli üretim yapabilmek için yarış halindeler . Artık müşterilerin ellerinde sınırsız imkan var , çoğu sektörde tekelleşme yok ve özgür bir şekilde istedikleri ürünü uygun fiyatlara bulabiliyorlar. Tabi maliyetlerin ucuzlaması bazen kaliteyi de düşürebiliyor , fakat kaliteyi ucuza mal edebilen firmalar ayakta kalabiliyor ve büyüyebiliyorlar. Bunu yapabilmek için de sistemin sürekli sorgulanması , ar-ge çalışmaları , otokontrol , iyileştirmelerin yapılması , vasıflı iş gücü ve teknolojiyle mümkün olabiliyor.

Ben hiç yabancısı olmadığım iplik boyahanelerini makalenin geri kalan kısmında canlı bir örnek olarak kullanacağım. Öncelikle boyahane ne iş yapar biraz ondan bahsedeyim ondan sonra mantığı anlamak sanırım daha kolay olur. Boyahaneler ham iplik bobinini alıyorlar siparişe göre bir renge boyanıyor. Bobinleri yumuşatılıp düdüklü tencere mantığıyla çalışan kazanların içine atılıyor . Kazana boya ve kimyasal madde konulup kaynatılıyor. İşlem tamamlanınca kurutulup , tekrar sarılıp sevk ediliyor. Mantık bu kadar basit aslında , fakat o kadar çok varyasyon var ki takip etmek çok zor . Öncelikle yaşadıkları sorunların bazılarından bahsedeyim.

Depoya mal geldiğinde sevkıyatçıya sorulmadan mal gelip-gelmediği belli olmuyor

İplikleri boyamak için her miktar için elle hesaplama yapılıyor bu da hata şansını artırıyor.

Müşteriye siparişi ile ilgili hızlı ve net bilgi verilemiyor

Alınan siparişi son aşamaya kadar ne işlem gördüğünü takip edilemiyor.

Maliyetler net hesaplanamıyor, kaçak çok oluyor.

Müşteriye doğru fiyat verilemiyor.

Raporlamalar için saatler , günler harcanıyor.

Fabrika kar mı zarar mı ediyor bilinmiyor

Bu kadar bilgiyi elle takip etmek gerçekten çok zor. Fabrikanın bütün bölümlerinde iyi bir yazılım kullanılsa bu sorunları çözmek daha kolay olacaktır (MRP veya ERP).

Yazılım bir işletmeye faydaları :

İşletme çalışanlarını ortak bir dille konuşmasını sağlar

Hesaplama hatalarını sıfıra indirir

Raporlamaların otomatik ve anında oluşturulmasını sağlar

Müşteriye hızlı ve doğru bilgi verir

Stoklarını ve stok maliyetlerinin doğru hesaplanmasını sağlar.

Çapraz sorgulamalar yapabilmeyi sağlar

Verimlilik ortaya çıkar

Birim maliyetler ve karlılık hesaplanabilir

Çalışanların performans değerlendirmesi yapılabilir.

Vs…

Şimdi aklımıza şöyle bir soru gelebilir?Bu kadar yararlı olan yazılımları neden her işletme kullanmıyor.

Yazılımın ciddi bir maliyetinin olması.Bu maliyet hem parasal , hem de işletmeye uyum sürecindeki zaman maliyeti olarak tanımlayabiliriz

İşletme personelinin işlerinin artacağını düşünüp yazılıma direnç göstermesi. Bu direnç teknolojiden korkmayla da alakalı olabilir.

İşletme çalışanın yazılımın onu işinden edebileceğini düşünmesi

Projenin başarısız olma ihtimalinin olması

Tabi ki böyle bir yazılımın alınmasına karar vermek işletme yöneticileri açısından çok zor.Bu karar verilirken yazılım detaylı bir şekilde incelemeli , artılarını eksileri değerlendirmeli , risk analizlerini yapmalı , maliyeti hesaplanmalı ve bütün olarak çalışanların fikirleri sorulmalıdır. Eğer yazılım tercihi doğru yapılmaz ise projenin adaptasyon süreci uzayabilir veya işletmeye hiç adapte edilemeyebilir.

Projenin başarısız olması maddi kaybın yanı sıra manevi kayıplara da yol açacaktır. İşletme çalışanları bundan sonra uygulamaya geçirilmek istenen bir başka projeye daha önyargılı bakacak ve bütün uğraşılarının boşa gittiği hissine kapılacaktır. Bu da o işletmede mevcut güveni sarsması yanında huzursuzluğa da yol açacaktır. Bu yüzden böyle projelerde çalışanlarla birlikte ortak hareket edip en doğru kararı vermek çok önemlidir.

Yazılımın seçimi aşaması geçtiğimiz zaman en az seçim aşaması kadar zorlu bir süreç işletmeyi beklemektedir.Bu , çalışanların ve işletmenin yazılıma uyum sağlama aşamasıdır.Bu uyum sürecinde her birim kendinle ilgili yazılım modüllerini kullanmayı öğrenir ve eksiklerini görmeye çalışır. İnsanların alışkanlıklarını değiştirmek zordur bu yüzden öğrenmeye direnen çalışanlarla karşılaşmamız doğaldır ve bu da zamanla aşılabilecek bir konudur. Yazılımın işletmeye uyum sürecini ne demektir ? Her yazılım bir paket halinde işletmeye verilip alıp bu yazılıma göre fabrikanızı tekrardan düzenleyin denilemez. Ortak bir nokta bulunması gereklidir. İşletmede , yazılımcılarda birbirlerine yaklaşmak zorundadırlar. İşletme için hayati önem taşıyan fakat yazılımda olmayan bir özellik eğer genel sistemin işleyişini bozmayacak bir eklenti ise bu yazılımcılar açısından da kabul görür. Ve ya işletmenin kullandığı bir rapor yazılımda mevcut değil ise bu rapor yazılıma dahil edilebilir.

Yazılım uyum sürecinde , bunu kullanacak olan çalışanlar yazılımı iyi kullanabilmesi ve nelerden sorumlu olduğunu çok iyi bilmesi gereklidir.Örneğin yine boyahaneleri ele alalım.Bir boyahanede minimum 6-7 bölüm mevcuttur.Bunlar ; planlama , pazarlama , üretim , laboratuar , satın alma , sevkıyat .Her bölümün yapması gerekenler işleri bellidir zaten. Bunlardan sevkıyat sorumlusunu ele alalım.Sevkıyatçı hazır olan partilerin çıkışını yapmalı , gelen malların giriş fişlerini kesmeli ve deposunda stok sayımı yapmalıdır.

Eğer her bölü
m kendi sorumluluklarını tam yaptığı sürece yazılımdan tam bir verim elde edilebilir. Örneğin planlamacı işini tam yapmaz ise üretimde sıkıntı çıkar veya laboratuar işini tam yapmazsa planlamada sıkıntı çıkar. Yani sistemin bütün halinde sağlıklı bir şekilde çalışması gereklidir ve bu sağlandığı zaman da işletmede raporlar sayesinde maliyet , fiyatlandırma , karlılık , verimlilik gibi kavramlar daha net ortaya çıkar hem de hiçbir ekstra emek harcamadan.

Görüyoruz ki eğer yazılım işletmede sağlıklı bir şekilde uygulanabilirse işletme yazılımın sınırsız nimetlerinden faydalanır.Tabi ki iyi bir yazılımın faydaları sadece burada bahsettiklerimle sınırlı değil mutlaka fakat en azından yazılıma neden ihtiyaç duyulur sorusuna bir parça da olsa ışık tuttuğumu düşünüyorum.

September 3, 2008 - Posted by | Yazılım |

No comments yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s